Il check-in Limportanza di una buona accoglienza Nella fase del check-in i primi contatti con il cliente sono fondamentali per offrire unimmagine positiva o negativa dellhotel. Saper accogliere e dare il benvenuto allospite, mettendolo immediatamente a proprio agio una vera e propria arte che richiede doti personali e una tecnica specifica. Tutti i diritti riservati. 2010, Pearson Italia S.p.A. Il check-in: definizione Il check-in linsieme delle operazioni che il front office svolge al momento dellarrivo di un cliente in albergo. Clienti con prenotazione A seconda della tipologia di clientela avremo gli arrivi di: Clienti senza prenotazione Gruppi Tutti i diritti riservati. 2010, Pearson Italia S.p.A. Le operazioni preliminari Prima di ogni check-in bene controllare attentamente il planning e tutta la documentazione in nostro possesso relativa alle prenotazioni in modo da predisporre in anticipo: La lista arrivi del giorno Il registro arrivi e partenze Le comunicazioni ai reparti Tutti i diritti riservati. 2010, Pearson Italia S.p.A. Lista arrivi del giorno lelenco dei clienti previsti in arrivo in una determinata data
LISTA ARRIVI DEL GIORNO .. PAX N: CAMER A TIPO CAM ERA NOME PRENOTANTE 110 MX Guardabassi Umberto T.O Solemare 224 xx Lampetti Gino Verificare bene il tipo di camera per evitare spiacevoli errori Ad ulti Bam bini 2 1 2 Cognome e nome dellospite Os piti
ARRAN G. GIORNI PREZZO GIORNA LIERO HB 7 175,00 FB 4 198.00 NOTE 2 Piano Compilare solo nel caso di prenotazioni indirette Tutti i diritti riservati. 2010, Pearson Italia S.p.A. Il registro arrivi e partenze Registro Arrivi e Partenze Data ________________________________________________________ Arrivi Camera n. Cognome e Nome Partenze Persone Arrangiamento Adulti Bambini Ospiti BB HB
FB Prenotante / Note Camera n. Cognome e Nome Persone Adulti Bambini Ospiti Note Si inserisce il prezzo giornaliero convenuto con lospite Ha lobiettivo di conoscere lesatto numero di clienti presenti nella notte e di effettuare gli opportuni controlli incrociati con gli altri registri di frot office per verificare se ci sono stati errori CHIUSURA DEL GIORNO Totale Arrivi Presenti notte precedente Totale Totale Partenze Presenti nella notte 0 3 3 0 3 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Spazio riservato ai cambi di camera che vengono effettuati nella giornata per i clienti in casa. Essi si verificano su richiesta del cliente che non gradisce una sistemazione o
nel caso di un prolungamento di soggiorno deciso allultimo minuto. Totale Partenze 0 0 Cambi Camera Al n Dal n Al n Dal n Al n 0 Dal n Al n Dal n Al n Dal n Al n Dal n Al n Dal n Tutti i diritti riservati. 2010, Pearson Italia S.p.A. Le comunicazioni ai reparti Sulla base delle previsioni degli arrivi e delle partenze, bene comunicare la previsione del carico di lavoro per i giorni seguenti ai reparti: CUCINA: Per particolari esigenze alimentari o semplicemente comunicazioni del numero di coperti per il lunch e il dinner RISTORANTE: Predisposizione tavoli HOUSEKEEPING: Preparazione camere o allestimenti speciali nelle aree comuni SERVIZI COMPLEMENTARI: Richieste particolari o convenzioni Tutti i diritti riservati. 2010, Pearson Italia S.p.A. Le operazioni di check-in ACCOGLIENZA DELLOSPITE Ha la prenotazione? SI
NO Tutti i diritti riservati. 2010, Pearson Italia S.p.A. Le operazioni di check-in (cliente con prenotazione) Se la risposta SI RITIRO DEL VOUCHER CONTROLLO DEI DATI Nel caso di cliente di Agenzia di Viaggio Lista arrivi, registro arrivi e partenze, scheda di prenotazione Sono corretti? SI MODIFICA DATI NO Tutti i diritti riservati. 2010, Pearson Italia S.p.A. Le operazioni di check-in (cliente con prenotazione e senza prenotazione) SI ASSEGNAZIONE CAMERA REGISTRAZIONE DI LEGGE, CONSEGNA CHIAVI, KEY CARD E WELCOME CARD TRASPORTO BAGAGLI ACCOMPAGNAMENTO IN CAMERA APERTURA CONTO E AGGIORNAMENTO REGISTRI COMUNICAZIONI AI REPARTI Tutti i diritti riservati. 2010, Pearson Italia S.p.A. Le operazioni di check-in (cliente senza prenotazione) Se la risposta NO ASCOLTARE LA RICHIESTA DEL CLIENTE
CONTROLLARE IL PLANNING CE DISPONIBILITA? PROPORRE VARIE POSSIBILITA DI SCELTA DEFINIRE PREZZO E ARRANGIAMENTO, ASSERGNARE LA CAMERA E PROCEDERE CON LE REGISTRAZIONI DI RITO SI NO OFFRIRE UNALTERNATIVA IL CLIENTE ACCETTA? NO CONSIGLIAR E UN ALTRO HOTEL SI DEFINIRE PREZZO, ASSEGNARE LA CAMERA E PROCEDERE CON LE Tutti i diritti riservati. 2010, Pearson Italia S.p.A. REGISTRAZIONI DI RITO Le principali fasi per accogliere un gruppo PRIMA DELLARRIVO Elaborare la rooming list Preassegnare le camere AL CHECK-IN Controllare i dati inseriti nella rooming list Assegnare le camere Ritirare i documenti Consegnare le chiavi Occuparsi del trasporto bagagli Tutti i diritti riservati. 2010, Pearson Italia S.p.A. La rooming list ROOMING LIST Denominazione gruppo BASKET Giovanile Kury Citt di provenienza Pesaro
Agenzia/Ente Associazione Sportiva Basket Pesaro N. Pax 15 Autista Capogruppo Giacomo Alfieri Data di arrivo 15./05./20.. Data di partenza 18./05./20.. Trattamento RO BB X HB FB N. N. camera Tipologia 1 104 X 2 110 XXX Luogo di nascita Cognome e nome Data di nascita Residenza Alfieri Giacomo (Capogruppo) Pesaro 3/11/70 Pesaro Franchino Giorgio Ancona
6/12/95 Pesaro 3 Rossi Mario Ancona 8/2/95 Pesaro 4 Antilli Giacomo Jesi 19/03/95 Pesaro Fabiani Alberto Fano 30/10/95 Pesaro 6 Rinaldi Roberto Fossombrone 28/11/95 Pesaro 9 Fabrizi Claudio Piobbico 15/02/95 Pesaro
5 112 XXX Tutti i diritti riservati. 2010, Pearson Italia S.p.A. Le registrazioni di legge La registrazione dei clienti alloggiati nelle strutture ricettive obbligatoria per legge e deve essere effettuata immediatamente allarrivo dellospite. Al momento del check in, quindi, laddetto al ricevimento deve sempre chiedere i documenti. Carta didentit Patente Libretto di pensione Passaporto Patente nautica Porto darmi Tessere di riconoscimento rilasciate dalla pubblica amministrazione Tutti i diritti riservati. 2010, Pearson Italia S.p.A. La scheda di notificazione Il modulo per contenere i dati dei documenti delle persone alloggiate si chiama scheda di notificazione. Moon Hotel ***** SCHEDA DI NOTIFICAZIONE Documento tipo Via degli Armerini, 118 - 34100 - Brescia (BS) Tel. 058 55455455 Fax 058 98876554 Rilasciato il C.I. 12-05-03 n. progr. 1547/20 n. FG25152333
da Comune di Foggia www.moonhotel.com - e-mail: [email protected] DATA DI ARRIVO 25 07 20 DA COMPILARE DA PARTE DELLA PERSONA ALLOGGIATA ALTRI COMPONENTI DEL NUCLEO FAMILIARE (cognome, nome, luogo e data di nascita) To be completed by the guest / la section ci-dessous doit tre remplie par l'hote Other family members (family name, first name, place and date of birth / Autres membres de la famille COGNOME E NOME / Surname and name / Nom et prenom / Apellidos y nombre / Vorname und Name (nom, prenom, lieu et date de naissance) / Otros componentes de la familia (apellidos, nombre, lugar Branchini Giulio y fecha de nacimiento) / Andere Familien mit Glieder (Vorname, Name, Geburtsdatum und Ort) NATO A (Citt, Provincia o Stato) /Place of birth (City, State) / Lieu de naissance (Ville, Etat) / Lugar de nacimiento (Ciudad, Estado) / Geburtsort (Stadt, Staat) Crescentini Federica, Livorno 24/03/1980 Rimini Branchini Fernando, Foggia 25/05/2000 IL / Date / Date / Fecha / Datum 12 02 78 CITTADINANZA / Nationality / Nationalit / Nacionalidad/Staatsangehrikeit Italiana
RESIDENTE IN (via, citt, provincia o Stato) /Address (Street, City, State) / Lieu de residence (Adresse, Ville, Etat) / Lugar de residencia (Calle, Ciudad, Estado) / Wohnort (Strasse, Stadt, Staat) Via F.lli Bandiera, 58 FOGGIA (FO) Bollo ufficio PS FIRMA DEL DICHIARANTE Signature of person making declaration Signature de l'interess / Firma del declarante Unterschrift des Erklrers Giorno della consegna all'ufficio di PS FIRMA DEL FUNZIONARIO ___________________________________ ____________________________________________ Tutti i diritti riservati. 2010, Pearson Italia S.p.A. Il modello ISTAT C/59 CONFORME AL Mod. ISTAT ISTITUTO NAZIONALE DI STATISTICA N. progressivo C/59 ENTE NAZIONALE ITALIANO PER IL TURISMO 58 DIPARTIMENTO PER IL TURISMO RILEVAZIONE DEL MOVIMENTO DEI CLIENTI NEGLI ESERCIZI RICETTIVI Anno 2007 Mese giugno Giorno Roma COMUNE
TIPO DI ESERCIZIO MOVIMENTO DEL GIORNO HOTEL CLIENTI DEL GIORNO PRECEDENTE N. 10 ARRIVATI .. N. 20 TOTALE N. 30 PARTITI N. 11 PRESENTI NELLA NOTTE. N. 19 (ALBERGO, CAMPEGGIO, ECC.) DENOMINAZIONE 15 MOON HOTEL _____________________________________ 5 NUMERO STELLE Serve per lelaborazione delle statistiche sul turismo. Ogni albergatore tenuto a dichiarare allufficio turistico competente (IAT, APT o ufficio del turismo del comune) gli arrivi e le partenze giornaliere. CLIENTI DEL GIORNO CLIENTI STRANIERI
NAZIONALIT DI RESIDENZA ARRIVATI TEDESCA FRANCESE AMERICANA USA AUSTRALIANA - 2 5 PARTITI N. ARRIVATI 5 4 ROMA MILANO FIRENZE - 1 2 4 1 CLIENTI ITALIANI PROVINCIA DI RESIDENZA 3 5 - - 6 - - 7
- - 8 - - 9 - - 10 - - 11 - - 12 - - 13 - - 14 - PARTITI 6 8 Tutti i diritti riservati. 2010, Pearson Italia S.p.A.
