Office of the Inspector General - OAS

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Oficina del Inspector General Informe Anual e Informe de Actividades 2006 CP/doc. 4248/07 y CP/doc.4247/07 Resumen Presentado por: Linda P. Fealing Inspectora General 1 Introduccin La auditora interna es un control de administracin que opera midiendo y evaluando la efectividad de otros controles administrativos.

2 Mandato Orden Ejecutiva 95-05 Oficina del Inspector General Responsable ante los Estados Miembros y el Secretario General de: Revisar sistemticamente la efectividad de los controles internos administrativos y contables. Identificar reas de Alto Riesgo y asistir en el fortalecimiento de los controles. Recomendar mejoras para la eficiencia de todas las oficinas de la SG/OEA, departamentos, programas, divisiones, unidades, actividades y proyectos, tanto en la Sede como en los Estados Miembros. Reportar sobre las actividades de auditora.

Proveer accin de seguimiento a la implementacin de recomendaciones aprobadas. 3 Linea de Acceso Directo AntiCorrupcin Orden Ejecutiva 05-8 Corr. 1 Provee proteccin a los denunciantes e informantes. Estimula el informe de conductas que violen las reglas financieras y administrativas de la OEA. Las alegaciones pueden ser reportadas a la Inspectora General en persona, por telfono, correo electrnico, fax, correo regular, annimamente o identificndose personalmente. 4 Resumen de Actividades

Conducidas en el 2006 Anexo 1 de CP/doc. 4247/07 13 Auditoras operacionales (8) y de cumplimiento (5) incluyendo 16 proyectos 6 Investigaciones incluyendo 4 proyectos FEMCIDI 1 Evaluacin de Necesidades de Dotacin de Personal 5 Resumen de Actividades Conducidas en el 2006 2006: Auditoras de procesos Operacionales Sede Portal Educativo de las Amricas Subsidio de Educacin

Recuperacin de Costos Indirectos (costo general fijo) Oficinas de la SG/OEA Antigua y Barbuda Barbados Secretara Tcnica del Instituto Interamericano del Nio Evaluaciones de Riesgo Portal Educativo La evaluacin de la informacin e integridad de datos de OASES 6 Resumen de Actividades Conducidas en el 2006 Actividades de las auditoras de Cumplimiento en el 2006 El Mecanismo de CPR Proyectos Administrados por DCTC:

CARANA (SG-TRD/008) Sistema de Informacin de Comercio Exterior (SICE) de la Secretara Ejecutiva para el Desarrollo Integral de la OEA ALCA (SG-TRD/002) Costo General Fijo de Administracin y Gerencia (SG-TRD/011) 7 Resumen de Investigaciones Conducidas Investigaciones del 2006: Gastos del programa de becas de la OEA en 2005 Transacciones fraudulentas procesadas en la Oficina de la SG/ OEA en Honduras Cuatro proyectos financiados por FEMCIDI

Jamaica: Ayudando el Desarrollo de la Industria de Neutraceutical Honduras: Salvemos el Primer Grado Mxico: Apoyo Pedaggico para la Integracin de nios discapacitados de 0 a 6 aos de edad en el sistema escolar regular Nicaragua: Iniciativa para el Desarrollo de Capacidad Tcnica-Pedaggica en la Gestin de la Educacin y el Desarrollo Local 8

Recomendaciones Todos los informes de la OIG fueron aprobados por el Secretario General. 74 recomendaciones fueron emitidas 34% relacionadas con la distribucin de instrucciones escritas, cumplimiento de directivas, y enmiendas a procedimientos existentes. 35% relacionadas con procedimientos operacionales para mejorar los controles internos. 16% estaban relacionadas con Sistemas 15% relacionadas con la recuperacin de fondos, necesidad de dotacin personal, etc. 9 Seguimiento a las Recomendaciones Treinta y siete (50%) de las setenta y cuatro recomendaciones han

sido implementadas y treinta y siete (50%) estn todava en varias etapas de implementacin, de las cuales 27 fueron consideradas de Alto Riesgo. 19% de las recomendaciones de Alto Riesgo estn relacionadas con la seguridad de los sistemas y procesos que requieren la actualizacin de OASES. La fecha estimada de implementacin es Diciembre 2007. 81% de las recomendaciones pendientes de Alto Riesgo requieren mejoras en los procesos operacionales. Esas recomendaciones requieren la implementacin de un Plan de Continuidad de Trabajo, mapas de las funciones de negocios, desarrollo de un plan de dotacin de personal- incluyendo la identificacin y clasificacin de las necesidades de personal, apoyados por las debidas clasificaciones y descripciones de trabajo y un uso ms efectivo del mecanismo de contrato por resultado. 10 Resultados

Junta de Auditores Externos Determin que el ambiente de Control Interno de la SG/OEA era efectivo. Se emitieron opiniones limpias sin reserva. No se reportaron debilidades materiales. Se han reembolsado montos significativos que se adeudaban a la OEA y que fueron identificados en informes de la OIG. Varios procedimientos fueron enmendados y/o desarrollados para corregir anomalas y fortalecer controles internos, incluyendo: Manuales de Fondos Especficos y Misin Especial

Manual de Procedimientos de Becas Recuperacin de Costos Indirectos Procesos Financieros y Operacionales 11 Otras funciones de la OIG La OIG observa reuniones de la OEA para evaluar el efecto en el ambiente de los controles internos. La Inspectora General se rene con directores de la Secretara General para discutir asuntos que pueden impactar los controles internos y los riesgos inherentes, tales como propuestas de procesos de trabajo, revisin de borrador de procedimientos, implementacin de recomendaciones y otras reas de inters. 12

Calidad de Trabajo e Independencia Calidad de Trabajo La OIG desempea sus actividades de auditoria de acuerdo con sus mandatos, reglas y directivas de la Secretara General y los Normas para la Practica Profesional de Auditoria Interna aprobados por el Instituto de Auditores Internos (IIA). Todos los funcionarios profesionales son miembros del IIA. Independencia - La Oficina del Inspector General se reporta al Secretario General y desempea sus funciones con entera autonoma tcnica y la mas amplia autonoma gerencial posible.

13 Personal Posiciones de la OIG en el Fondo Regular, al da Inspector General 1 P03 3(Actualmente dos vacantes) P02 P01 (en entrenamiento) 1 2

Tcnico de Auditora (G05) pagado con Fondos Especficos. La OIG utiliza el Mecanismo de Contratos por Resultado segn las necesidades de recursos sumplementarios. 14 Junta de Auditores Externos El Control Interno constituye una lnea de defensa para salvaguardar activos y prevenir y detectar errores. 30 de marzo de 2007 Cita textual de la Junta de Auditores Externos La Junta de Auditores Externos contina expresando su preocupacin por la dotacin de personal inadecuada, y recomienda que se asignen recursos adicionales a la Oficina del Inspector General para el debido

control de auditoria, entrenamiento y revisin por pares. La Inspectora General y el Departamento de Recursos Humanos, han sometido un Plan de Dotacin de Personal, para la consideracin de la gerencia por recomendacin de la Junta. Efecto La insuficiencia de recursos afecta adversamente la puntualidad de los informes de auditoria, as como el campo de aplicacin de las auditorias. 15 Inquietudes de la Inspectora General

Integridad de la Data e Informes Financieros Control de los Sistemas de Seguridad Actualizacin de OASES NICSP (IPSAS en Ingles) Oficinas Nacionales- OASES, Controles Internos

Necesidad de consolidar algunos procesos operacionales para eliminar la duplicacin, redundancia y promover el costo de efectividad Polticas y Procedimientos Operacionales Necesidades de Dotacin de Personal y el Mecanismo de CPR La Implementacin del Proceso de recuperacin de costos indiretos (ICR) Gerencia de Proyectos y Funcionamiento basados en Resultados 16 Plan de Trabajo 2007 Anexo 3 de CP/doc.4248/07 El Plan de Trabajo de la OIG se enfoca en reas Significativas de (Alto) Riesgo y recomendaciones de la Junta de Auditores Externos. Actividades de Auditoria en el 2007 incluye: Evaluacin de riesgo de los procesos de Nminas, Cuentas por Pagar, Desembolsos y

Adquisiciones Adelantos de Fondos Inventario Caja Chica Controles de Seguridad de Sistemas SG/OEA, Oficina en Venezuela y Proyectos Seleccionados SG/OEA, Oficina en Suriname y Proyectos Seleccionados SG/OEA, Oficina en Guyana y Proyectos Seleccionados SG/OEA, Oficina en Guatemala y Proyectos Seleccionados SG/OEA, Oficina en Nicaragua y Proyectos Seleccionados Proyectos Seleccionados administrados por el Departamento de Desarrollo Sostenible 17 Gracias A los Estados Miembros, el Secretario General y la Secretara General por su continuo apoyo a la Oficina del Inspector General.

A mi equipo por su dedicacin, arduo trabajo y compromiso. Informacin de contacto de la OIG (202) 458-3468 [email protected] Lnea de acceso directo 202-458-6888 202-458-3757 (fax) [email protected] 18 Preguntas 19

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